Per 1 januari 2011 is de Werkkostenregeling ingevoerd. Daarin is bepaald welke vergoedingen en verstrekkingen de werkgever belastingvrij aan de werknemer mag betalen. Tot 1 januari 2015 stond het de werkgever vrij om al dan niet gebruik te maken van de Werkkostenregeling. Per 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers.

Algemeen

Volgens de Werkkostenregeling 2015 mag een werkgever maximaal 1,2% (de zogenaamde “vrije ruimte”) van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Komt het totale bedrag boven die grens, dan moet over het meerdere een eindheffing van 80% aan de belastingdienst worden betaald. Naast de vrije ruimte zijn er zogenaamde “gerichte vrijstellingen” en “nihilwaarderingen”. Welke dit zijn kunt u vinden op de website van de belastingdienst www.belastingdienst.nl.

In de praktijk zal regelmatig voorkomen dat in arbeidsvoorwaarden belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen worden toegekend die de grens van 1,2% van de fiscale loonsom te boven gaan. Er doet zich dan een probleem voor, omdat werknemers op grond van de arbeidsvoorwaarden aanspraak kunnen blijven maken op deze onbelaste uitkeringen, terwijl de werkgever daarover dan vanaf 2015 een aanzienlijke som belasting dient te betalen. De werkgever zal dan de arbeidsvoorwaarden willen wijzigen. Dat gaat echter niet zomaar. De vraag is hoe daarmee in de praktijk moet worden omgegaan.

Werknemer stemt in

ls de werknemer instemt met de wijziging is er uiteraard geen probleem. Ter vermijding van discussie achteraf is het wel belangrijk dat deze overeenstemming schriftelijk wordt vastgelegd.

Eenzijdig wijzigingsbeding

Stemt de werknemer niet in met de wijziging van de arbeidsvoorwaarden dan is van belang of in de arbeidsovereenkomst of in de arbeidsvoorwaarden een beding is opgenomen dat de werkgever het recht heeft de arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Is dat het geval dan betekent dat echter nog niet dat de werkgever de wijziging ook daadwerkelijk eenzijdig kan doorvoeren. De werkgever zal dan aannemelijk moeten maken dat hij bij de wijziging een zodanig zwaarwegend bedrijfsbelang heeft dat het belang van de werknemer bij handhaving van de bestaande arbeidsvoorwaarden daarvoor moet wijken. Alleen een beroep op de wijziging van de fiscale regelgeving is daarvoor onvoldoende. De werkgever zal met concrete gegevens moeten onderbouwen dat de financiële gevolgen bij handhaving van de bestaande arbeidsvoorwaarden zo ingrijpend zijn dat het belang van de werknemer daarvoor moet wijken.

Geen eenzijdig wijzigingsbeding

Als er geen eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst of in de arbeidsvoorwaarden is opgenomen dan wil dat nog niet zeggen dat de werkgever niet het recht heeft om toch eenzijdig een wijziging door te voeren. In dat geval zal echter volgens de in de laatste jaren ontwikkelde jurisprudentie moeten worden aangetoond dat onverkorte handhaving van de oude arbeidsvoorwaarden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is en dus niet van de werkgever kan worden gevergd. De werkgever zal daarbij ook een beroep kunnen doen op goed werknemerschap en op onvoorziene omstandigheden, die maken dat de werknemer een wijziging van de arbeidsvoorwaarden toch heeft te accepteren. Het doorvoeren van een eenzijdige wijziging tegen de wil van de werknemer is echter een stuk moeilijker dan wanneer wel een eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen.

In beide gevallen is essentieel dat de werkgever zorgvuldig en behoedzaam handelt. Van belang is daarbij de werknemers tijdig zoveel mogelijk te informeren over de financiële gevolgen van de Werkkostenregeling voor de werkgever. Voorts kan zorgvuldig handelen met zich meebrengen dat de werkgever aan de werknemer een afbouwregeling dient voor te stellen.

Hoe hiermee in de praktijk moet worden omgegaan blijft maatwerk. Het gaat immers om een belangenafweging en die is per definitie afhankelijk van de specifieke omstandigheden van het geval. Als zich een geschil tussen werkgever en werknemer over de wijziging van de arbeidsvoorwaarden voordoet of als u dit juist wilt voorkomen is het dus van groot belang dat u zich goed en deskundig laat adviseren.

Voorts dienen nieuw te sluiten arbeidsovereenkomsten vanzelfsprekend op de Werkkostenregeling te worden geënt. Ook daarbij kunnen wij u van dienst zijn.